Data Processing Agreement
Version 1.0 · 28 October 2026
This Data Processing Agreement ("DPA") forms part of the SyncTech Terms of Service (clause 14). It applies automatically to every client whose websites, databases or email hosted with SyncTech contain personal data. If you need a signed copy for your records, email enquiry@synctech.com.my.
1. Roles
For personal data inside your hosted content ("Client Personal Data"), you are the data user (controller) under the Personal Data Protection Act 2010 (PDPA), as amended in 2024, and SyncTech is your data processor. SyncTech is the data user for its own client account and billing records, which are covered by our Privacy Policy.
2. Instructions
SyncTech processes Client Personal Data only to provide the services you order, as described in the Terms of Service, and on your documented instructions, including actions you take in cPanel, webmail or the client portal. We will not use it for our own purposes or sell it. If we think an instruction breaks the law, we will tell you.
3. Confidentiality
Only authorised SyncTech staff can access Client Personal Data, only when needed to provide or support the service, and they are bound to keep it confidential.
4. Security
As the PDPA requires of data processors, we take practical technical and organisational steps to protect Client Personal Data, including:
- firewalls and monitoring on our servers
- restricted administrator access
- isolation between hosting accounts (CloudLinux)
- encrypted connections (SSL/TLS) for websites, webmail and email that support them
- daily backups, latest 7 days kept, on a best-effort basis
- malware and abuse scanning
You are responsible for the security of your own passwords, devices, website code and plugins, and for keeping your own backups.
5. Sub-processors
You authorise SyncTech to use these sub-processors:
- our data-centre provider in Singapore, which hosts our servers
- our email security gateway, for clients who use our AntiSpam service
- domain registries and registrars, for domain registrant details
We will require each sub-processor to protect personal data to a standard no lower than this DPA. We will update this page before adding or replacing a sub-processor. If you object to a change on reasonable data protection grounds, tell us and we will discuss options; if none works, you may end the affected service.
6. Data outside Malaysia
Our hosting and email servers are in Singapore, so Client Personal Data is stored there. Singapore has its own personal data protection law (PDPA 2012). You agree to this transfer, which is needed to provide the service, and you are responsible for telling your own customers and staff about it where the law requires.
7. Personal data breaches
If we become aware of a breach affecting Client Personal Data, we will tell you without undue delay, and we aim to do so within 24 hours of confirming it. We will give you the information we have, so that you can notify the Personal Data Protection Commissioner within 72 hours and affected individuals where the law requires. We will help you contain and investigate the breach, and we keep a record of every breach.
8. Requests from individuals
You can access, correct, export and delete most hosted data yourself through cPanel and webmail. If someone asks us directly about Client Personal Data, we will pass the request to you and will not answer it ourselves unless the law requires. We will reasonably help you respond; large or repeated requests may be charged at our normal rates, agreed with you first.
9. End of service
You should download your content before your service ends. We delete hosted content 30 days after the service ends (Terms of Service clause 17), and deleted data leaves our daily backups within about 7 days. Copies we must keep by law are protected under this DPA for as long as we keep them.
10. Information and audits
On reasonable written request, once a year, we will answer a security or data protection questionnaire to show we meet this DPA. Because our servers are shared with other clients, we do not offer on-site audits.
11. General
If this DPA conflicts with the Terms of Service on personal data, this DPA prevails. The limits of liability in the Terms of Service apply to this DPA, to the extent Malaysian law allows. Malaysian law governs this DPA.
Please note. This document is provided as a clear summary of our practices and is not legal advice. We recommend reviewing it with your own legal counsel before relying on it.
Versi Bahasa Malaysia
Versi 1.0 · 28 Oktober 2026
Perjanjian Pemprosesan Data
Perjanjian Pemprosesan Data ("DPA") ini merupakan sebahagian daripada Terma Perkhidmatan SyncTech (fasal 14). Ia terpakai secara automatik kepada setiap pelanggan yang laman web, pangkalan data atau e-mel yang dihoskan bersama SyncTech mengandungi data peribadi. Jika anda memerlukan salinan yang ditandatangani untuk rekod anda, e-mel enquiry@synctech.com.my.
1. Peranan
Bagi data peribadi dalam kandungan yang anda hoskan ("Data Peribadi Pelanggan"), anda ialah pengguna data (pengawal) di bawah Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 (PDPA), sebagaimana yang dipinda pada tahun 2024, dan SyncTech ialah pemproses data anda. SyncTech ialah pengguna data bagi rekod akaun dan pengebilan pelanggannya sendiri, yang diliputi oleh Dasar Privasi kami.
2. Arahan
SyncTech memproses Data Peribadi Pelanggan hanya untuk menyediakan perkhidmatan yang anda pesan, seperti yang diterangkan dalam Terma Perkhidmatan, dan mengikut arahan anda yang didokumenkan, termasuk tindakan yang anda ambil dalam cPanel, webmail atau portal pelanggan. Kami tidak akan menggunakannya untuk tujuan kami sendiri atau menjualnya. Jika kami berpendapat sesuatu arahan melanggar undang-undang, kami akan memaklumkan anda.
3. Kerahsiaan
Hanya kakitangan SyncTech yang diberi kuasa boleh mengakses Data Peribadi Pelanggan, hanya apabila perlu untuk menyediakan atau menyokong perkhidmatan, dan mereka terikat untuk merahsiakannya.
4. Keselamatan
Seperti yang dikehendaki oleh PDPA daripada pemproses data, kami mengambil langkah teknikal dan organisasi yang praktikal untuk melindungi Data Peribadi Pelanggan, termasuk:
- tembok api dan pemantauan pada pelayan kami
- akses pentadbir yang terhad
- pengasingan antara akaun pengehosan (CloudLinux)
- sambungan yang disulitkan (SSL/TLS) bagi laman web, webmail dan e-mel yang menyokongnya
- sandaran harian, 7 hari terkini disimpan, atas dasar usaha terbaik
- imbasan perisian hasad dan penyalahgunaan
Anda bertanggungjawab atas keselamatan kata laluan, peranti, kod laman web dan pemalam anda sendiri, serta menyimpan sandaran anda sendiri.
5. Sub-pemproses
Anda membenarkan SyncTech menggunakan sub-pemproses berikut:
- pembekal pusat data kami di Singapura, yang menempatkan pelayan kami
- gerbang keselamatan e-mel kami, bagi pelanggan yang menggunakan perkhidmatan AntiSpam kami
- pendaftaran dan pendaftar domain, bagi butiran pendaftar domain
Kami akan mewajibkan setiap sub-pemproses melindungi data peribadi pada tahap yang tidak lebih rendah daripada DPA ini. Kami akan mengemas kini halaman ini sebelum menambah atau menggantikan sub-pemproses. Jika anda membantah sesuatu perubahan atas alasan perlindungan data yang munasabah, maklumkan kepada kami dan kami akan membincangkan pilihan yang ada; jika tiada yang sesuai, anda boleh menamatkan perkhidmatan yang terjejas.
6. Data di luar Malaysia
Pelayan pengehosan dan e-mel kami terletak di Singapura, jadi Data Peribadi Pelanggan disimpan di sana. Singapura mempunyai undang-undang perlindungan data peribadinya sendiri (PDPA 2012). Anda bersetuju dengan pemindahan ini, yang diperlukan untuk menyediakan perkhidmatan, dan anda bertanggungjawab memaklumkan pelanggan dan kakitangan anda sendiri tentangnya apabila dikehendaki oleh undang-undang.
7. Pelanggaran data peribadi
Jika kami menyedari pelanggaran yang melibatkan Data Peribadi Pelanggan, kami akan memaklumkan anda tanpa kelewatan yang tidak wajar, dan kami berusaha berbuat demikian dalam tempoh 24 jam selepas mengesahkannya. Kami akan memberikan maklumat yang ada pada kami, supaya anda boleh memaklumkan Pesuruhjaya Perlindungan Data Peribadi dalam tempoh 72 jam dan individu yang terjejas apabila dikehendaki oleh undang-undang. Kami akan membantu anda membendung dan menyiasat pelanggaran tersebut, dan kami menyimpan rekod setiap pelanggaran.
8. Permintaan daripada individu
Anda boleh mengakses, membetulkan, mengeksport dan memadam kebanyakan data yang dihoskan sendiri melalui cPanel dan webmail. Jika seseorang bertanya terus kepada kami tentang Data Peribadi Pelanggan, kami akan menyerahkan permintaan tersebut kepada anda dan tidak akan menjawabnya sendiri kecuali dikehendaki oleh undang-undang. Kami akan membantu anda menjawab secara munasabah; permintaan yang besar atau berulang boleh dikenakan caj mengikut kadar biasa kami, yang dipersetujui bersama anda terlebih dahulu.
9. Tamat perkhidmatan
Anda patut memuat turun kandungan anda sebelum perkhidmatan anda tamat. Kami memadam kandungan yang dihoskan 30 hari selepas perkhidmatan tamat (Terma Perkhidmatan fasal 17), dan data yang dipadam akan hilang daripada sandaran harian kami dalam kira-kira 7 hari. Salinan yang wajib kami simpan di bawah undang-undang dilindungi di bawah DPA ini selama kami menyimpannya.
10. Maklumat dan audit
Atas permintaan bertulis yang munasabah, sekali setahun, kami akan menjawab soal selidik keselamatan atau perlindungan data untuk menunjukkan bahawa kami mematuhi DPA ini. Oleh sebab pelayan kami dikongsi dengan pelanggan lain, kami tidak menawarkan audit di lokasi.
11. Am
Jika DPA ini bercanggah dengan Terma Perkhidmatan berkenaan data peribadi, DPA ini akan diguna pakai. Had liabiliti dalam Terma Perkhidmatan terpakai kepada DPA ini, setakat yang dibenarkan oleh undang-undang Malaysia. DPA ini ditadbir oleh undang-undang Malaysia.
Jika terdapat sebarang percanggahan antara versi Bahasa Inggeris dan Bahasa Malaysia, versi Bahasa Inggeris akan diguna pakai.