Privacy Policy
Version 2.0 · Last updated: 28 October 2026
This Privacy Policy explains what personal data SyncTech collects, why we use it, who we share it with, how long we keep it, and the rights you have under Malaysia's Personal Data Protection Act 2010 (PDPA), as amended in 2024. It covers our website, our client portal and the services we provide.
"SyncTech", "we" and "us" means SYNCTECH COMPUTER & SOFTWARE DEVELOPMENT (SSM 200103128562, JM0347655-H), 35, Jalan Seri Impian 1, Taman Impian Emas, 81300 Skudai, Johor, Malaysia.
Information we collect
Most of it comes from you, or from your staff or agents when they contact us on your behalf. We collect:
- Contact and account details: name, business name, email address, phone number, billing address and the people authorised to manage your account
- Billing records: invoices, payments, bank slips and cheque details you send us
- Domain registrant details: the owner and contact details a domain registry requires
- Support records: emails, tickets, WhatsApp messages and notes of what we did for you
- Technical data: IP addresses, login records and server logs, used to keep the service secure
- Website usage: pages visited, browser and device type, collected through Google Analytics (see Cookies)
Websites, databases and email you store on our servers can also contain personal data about your own customers and staff. For that content you are the data user and we process it on your behalf, as set out in our Data Processing Agreement.
What you must give us, and what is optional
Your name, contact details and billing details are required to open and bill an account, and registrant details are required to register a domain. If you do not give them, we cannot provide that service. Anything else, such as project details or feedback, is optional.
How we use your information
- To provide, maintain, renew and support the services you order
- To bill you and keep accounting and tax records
- To register and renew domains in your name
- To respond to enquiries and send service notices, such as renewals, invoices, maintenance and security alerts
- To secure our systems, prevent abuse and meet legal obligations
- To improve our website and services
- To send marketing messages, only if you have agreed to receive them
Who we share it with
We do not sell your personal data. We share it only where needed to provide the service, or where the law requires:
- Our data-centre provider, which hosts our servers in Singapore
- Domain registries and registrars, for example MYNIC for .my domains and overseas registries for .com and other domains. Some registries publish registrant details in their public lookup (WHOIS/RDAP) under their own rules
- Our email security gateway, if you use our AntiSpam service
- Google, for website analytics
- WhatsApp (Meta), when you message us there
- Our bank, accountants and auditors
- Government bodies, regulators, courts and the police, where the law requires it
Data sent outside Malaysia
Our hosting and email servers are in Singapore, so your account data and the content you store with us are kept there. Singapore has its own personal data protection law (PDPA 2012). Some providers above, such as Google, Meta and overseas domain registries, also process data outside Malaysia. We only use providers that protect personal data to a standard comparable to Malaysian law, as the PDPA requires.
Data storage & security
We protect your data with firewalls, restricted administrator access, account isolation, encrypted connections (SSL/TLS) and daily backups. No system is perfectly secure, but we take practical steps to protect your data and we review them regularly.
If there is a data breach
Under the PDPA, as amended in 2024, if a personal data breach affects personal data we hold, we will notify the Personal Data Protection Commissioner where the law requires, within 72 hours of becoming aware of it. We will also notify affected individuals where the breach is likely to cause them significant harm. We keep a record of every breach.
Where we process personal data on a client's behalf, we will tell that client promptly so the client can meet its own duties.
How long we keep it
- Account and billing records: while your account is active, then 7 years, as Malaysian tax law requires
- Content on our servers: deleted 30 days after your service ends (Terms of Service clause 17)
- Backups: daily, latest 7 days kept, so deleted data leaves our backups within about 7 days
- Support records: kept with your account records
- Enquiries that do not become an order: up to 2 years
- Website analytics: kept by Google for the retention period set in our Google Analytics account
Your rights
Under the PDPA you can ask us to:
- give you access to, or a copy of, the personal data we hold about you
- correct personal data that is wrong, incomplete or out of date
- send your personal data to another organisation in a usable format, where technically possible (data portability)
- stop sending you marketing messages, at any time
- stop processing that is likely to cause you substantial damage or distress
- withdraw your consent. If the data is needed for a service you still use, we may then have to stop that service
- delete your personal data, unless we must keep it by law or under our contract with you
We reply within 21 days. We may ask you to confirm your identity first. Requests are usually free; if the law allows a fee for a copy and we intend to charge one, we will tell you before we start. If you are not satisfied with our answer, you can complain to the Personal Data Protection Commissioner (Jabatan Perlindungan Data Peribadi).
Cookies
Our website uses Google Analytics, which sets cookies to count visits and show us which pages are used. Our client portal also uses essential cookies to keep you logged in. You can block or delete cookies in your browser settings, or use the Google Analytics opt-out add-on. Blocking analytics cookies does not affect how the website works.
Changes
We may update this policy from time to time. The "last updated" date above shows the latest version. We will tell clients about important changes by email.
Please note. This document is provided as a clear summary of our practices and is not legal advice. We recommend reviewing it with your own legal counsel before relying on it.
Versi Bahasa Malaysia
Versi 2.0 · Kemas kini terakhir: 28 Oktober 2026
Dasar Privasi
Dasar Privasi ini menerangkan data peribadi yang dikumpulkan oleh SyncTech, sebab kami menggunakannya, pihak yang menerimanya, tempoh kami menyimpannya, dan hak anda di bawah Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 (PDPA) Malaysia, sebagaimana yang dipinda pada tahun 2024. Dasar ini meliputi laman web kami, portal pelanggan kami dan perkhidmatan yang kami sediakan.
"SyncTech" dan "kami" bermaksud SYNCTECH COMPUTER & SOFTWARE DEVELOPMENT (SSM 200103128562, JM0347655-H), 35, Jalan Seri Impian 1, Taman Impian Emas, 81300 Skudai, Johor, Malaysia.
Maklumat yang kami kumpulkan
Kebanyakannya diperoleh daripada anda, atau daripada kakitangan atau ejen anda apabila mereka menghubungi kami bagi pihak anda. Kami mengumpulkan:
- Butiran hubungan dan akaun: nama, nama perniagaan, alamat e-mel, nombor telefon, alamat pengebilan dan orang yang diberi kuasa untuk mengurus akaun anda
- Rekod pengebilan: invois, bayaran, slip bank dan butiran cek yang anda hantar kepada kami
- Butiran pendaftar domain: butiran pemilik dan hubungan yang dikehendaki oleh pendaftaran domain
- Rekod sokongan: e-mel, tiket, mesej WhatsApp dan catatan kerja yang kami lakukan untuk anda
- Data teknikal: alamat IP, rekod log masuk dan log pelayan, untuk memastikan perkhidmatan kekal selamat
- Penggunaan laman web: halaman yang dilawati, jenis pelayar dan peranti, dikumpulkan melalui Google Analytics (lihat Kuki)
Laman web, pangkalan data dan e-mel yang anda simpan di pelayan kami juga boleh mengandungi data peribadi pelanggan dan kakitangan anda sendiri. Bagi kandungan tersebut, anda ialah pengguna data dan kami memprosesnya bagi pihak anda, seperti yang dinyatakan dalam Perjanjian Pemprosesan Data kami.
Maklumat yang wajib dan pilihan
Nama, butiran hubungan dan butiran pengebilan anda diperlukan untuk membuka dan mengebil akaun, dan butiran pendaftar diperlukan untuk mendaftar domain. Jika anda tidak memberikannya, kami tidak dapat menyediakan perkhidmatan tersebut. Maklumat lain, seperti butiran projek atau maklum balas, adalah pilihan.
Cara kami menggunakan maklumat anda
- Untuk menyediakan, menyenggara, memperbaharui dan menyokong perkhidmatan yang anda pesan
- Untuk mengebil anda dan menyimpan rekod perakaunan dan cukai
- Untuk mendaftar dan memperbaharui domain atas nama anda
- Untuk menjawab pertanyaan dan menghantar notis perkhidmatan, seperti pembaharuan, invois, penyelenggaraan dan amaran keselamatan
- Untuk melindungi sistem kami, mencegah penyalahgunaan dan mematuhi kewajipan undang-undang
- Untuk menambah baik laman web dan perkhidmatan kami
- Untuk menghantar mesej pemasaran, hanya jika anda telah bersetuju menerimanya
Pihak yang menerima maklumat anda
Kami tidak menjual data peribadi anda. Kami hanya berkongsinya apabila perlu untuk menyediakan perkhidmatan, atau apabila dikehendaki oleh undang-undang:
- Pembekal pusat data kami, yang menempatkan pelayan kami di Singapura
- Pendaftaran dan pendaftar domain, contohnya MYNIC bagi domain .my dan pendaftaran luar negara bagi domain .com dan domain lain. Sesetengah pendaftaran menyiarkan butiran pendaftar dalam carian awam (WHOIS/RDAP) mengikut peraturan mereka sendiri
- Gerbang keselamatan e-mel kami, jika anda menggunakan perkhidmatan AntiSpam kami
- Google, untuk analitik laman web
- WhatsApp (Meta), apabila anda menghantar mesej kepada kami di sana
- Bank, akauntan dan juruaudit kami
- Badan kerajaan, pengawal selia, mahkamah dan polis, apabila dikehendaki oleh undang-undang
Data yang dihantar ke luar Malaysia
Pelayan pengehosan dan e-mel kami terletak di Singapura, jadi data akaun anda dan kandungan yang anda simpan bersama kami disimpan di sana. Singapura mempunyai undang-undang perlindungan data peribadinya sendiri (PDPA 2012). Sesetengah pembekal di atas, seperti Google, Meta dan pendaftaran domain luar negara, juga memproses data di luar Malaysia. Kami hanya menggunakan pembekal yang melindungi data peribadi pada tahap yang setanding dengan undang-undang Malaysia, seperti yang dikehendaki oleh PDPA.
Penyimpanan dan keselamatan data
Kami melindungi data anda dengan tembok api, akses pentadbir yang terhad, pengasingan akaun, sambungan yang disulitkan (SSL/TLS) dan sandaran harian. Tiada sistem yang selamat sepenuhnya, tetapi kami mengambil langkah praktikal untuk melindungi data anda dan menyemaknya secara berkala.
Jika berlaku pelanggaran data
Di bawah PDPA, sebagaimana yang dipinda pada tahun 2024, jika berlaku pelanggaran data peribadi yang melibatkan data peribadi yang kami simpan, kami akan memaklumkan Pesuruhjaya Perlindungan Data Peribadi apabila dikehendaki oleh undang-undang, dalam tempoh 72 jam selepas kami menyedarinya. Kami juga akan memaklumkan individu yang terjejas sekiranya pelanggaran tersebut berkemungkinan menyebabkan kemudaratan yang ketara kepada mereka. Kami menyimpan rekod setiap pelanggaran.
Sekiranya kami memproses data peribadi bagi pihak pelanggan, kami akan memaklumkan pelanggan tersebut dengan segera supaya pelanggan dapat melaksanakan kewajipannya sendiri.
Tempoh kami menyimpan maklumat
- Rekod akaun dan pengebilan: selagi akaun anda aktif, kemudian 7 tahun, seperti yang dikehendaki oleh undang-undang cukai Malaysia
- Kandungan di pelayan kami: dipadam 30 hari selepas perkhidmatan anda tamat (Terma Perkhidmatan fasal 17)
- Sandaran: harian, 7 hari terkini disimpan, jadi data yang dipadam akan hilang daripada sandaran kami dalam kira-kira 7 hari
- Rekod sokongan: disimpan bersama rekod akaun anda
- Pertanyaan yang tidak menjadi pesanan: sehingga 2 tahun
- Analitik laman web: disimpan oleh Google mengikut tempoh penyimpanan yang ditetapkan dalam akaun Google Analytics kami
Hak anda
Di bawah PDPA, anda boleh meminta kami untuk:
- memberi anda akses kepada, atau salinan, data peribadi yang kami simpan tentang anda
- membetulkan data peribadi yang salah, tidak lengkap atau lapuk
- menghantar data peribadi anda kepada organisasi lain dalam format yang boleh digunakan, jika boleh dilaksanakan dari segi teknikal (kemudahalihan data)
- berhenti menghantar mesej pemasaran kepada anda, pada bila-bila masa
- menghentikan pemprosesan yang berkemungkinan menyebabkan kerosakan atau kesusahan yang besar kepada anda
- menarik balik persetujuan anda. Jika data tersebut diperlukan untuk perkhidmatan yang masih anda gunakan, kami mungkin terpaksa menghentikan perkhidmatan itu
- memadam data peribadi anda, kecuali jika kami wajib menyimpannya di bawah undang-undang atau kontrak kami dengan anda
Kami akan menjawab dalam tempoh 21 hari. Kami mungkin meminta anda mengesahkan identiti anda terlebih dahulu. Permintaan biasanya percuma; jika undang-undang membenarkan fi bagi salinan dan kami berhasrat mengenakannya, kami akan memaklumkan anda sebelum kami bermula. Jika anda tidak berpuas hati dengan jawapan kami, anda boleh membuat aduan kepada Pesuruhjaya Perlindungan Data Peribadi (Jabatan Perlindungan Data Peribadi).
Kuki
Laman web kami menggunakan Google Analytics, yang menetapkan kuki untuk mengira lawatan dan menunjukkan halaman yang digunakan. Portal pelanggan kami juga menggunakan kuki penting untuk memastikan anda kekal log masuk. Anda boleh menyekat atau memadam kuki melalui tetapan pelayar anda, atau menggunakan alat tambah penarikan diri Google Analytics. Menyekat kuki analitik tidak menjejaskan fungsi laman web.
Perubahan
Kami mungkin mengemas kini dasar ini dari semasa ke semasa. Tarikh "kemas kini terakhir" di atas menunjukkan versi yang terkini. Kami akan memaklumkan pelanggan tentang perubahan penting melalui e-mel.
Sila ambil perhatian. Dokumen ini disediakan sebagai ringkasan yang jelas tentang amalan kami dan bukan nasihat undang-undang. Kami mengesyorkan agar anda menyemaknya bersama penasihat undang-undang anda sendiri sebelum bergantung kepadanya.
Jika terdapat sebarang percanggahan antara versi Bahasa Inggeris dan Bahasa Malaysia, versi Bahasa Inggeris akan diguna pakai.